Retour des appels

OBJECTIF

Le Retour des appels permet d’entrer les coûts engendrés par un appel relativement au bon de travail de service du technicien. Les items entrés dans le retour des appels sont reportés dans la Préparation ou la Facturation pour préparer la facture.

Il est important que les informations entrées dans cette option reflètent le coût réel de l’appel. À partir de cette étape, c’est le numéro d’appel qui est utilisé et non le numéro de contrat. Il est possible d’entrer des coûts sur un appel à l’état Entré. Cependant, il sera impossible de le facturer tant que l’affectation d’appel ou la répartition d’appel n’a pas été fermée.

 

PRÉREQUIS

• Appels

 

ICÔNES

Icônes de l'option Retour des appels

Icône	Titre	Description
	Nouveau (F5)	Permet de créer un nouveau retour d’appel.
	Enregistrer (F12)	Permet d’enregistrer le retour d’appel.
	Supprimer (Ctrl+F5)	Permet de supprimer un retour d’appel non transféré. Il est impossible de supprimer un retour d'appel qui contient des lignes transférées, que ce soit dans la grille de ventilation ou dans les items à facturer.
	Transférer (Shift+Ctrl+F12)	Permet de transférer un retour d’appel.
	Imprimer	Permet d’accéder à des options d’impression disponibles dans le menu déroulant situé à la droite de l’icône. Rapports Permet d’accéder au Générateur de liste et permet de créer et de générer des listes personnalisées. Formulaire Permet d’imprimer un formulaire personnalisé associé au retour d’appels. NOTE : Pour s’imprimer, le formulaire doit avoir été configuré dans les Configurations diverses du module. Formulaire multi-visites Permet d'imprimer le formulaire multi-visites, tel que défini dans les Configurations diverses, section Formulaires. Rapport de validation - Sommaire Rapport de validation - Détaillé Rapport de validation - Client Disponibles en fonction de la Gestion de la sécurité de l’utilisateur. Pour obtenir de plus amples informations sur ces rapports, consulter la rubrique d’aide Rapport de contrôle des appels de service.
	Documents	Permet d’accéder à la Gestion des documents.
	Afficher les transactions de l’appel en cours ou de tous les appels	Permet d’afficher, dans la grille sommaire des transactions, les retours d’appel reliés à l’appel courant ou à tous les appels. NOTE : Si l’icône est sélectionnée, maestro* affiche les transactions reliées à tous les appels. Si l’icône n’est pas sélectionnée, maestro* affiche uniquement les transactions reliées au numéro d’appel sélectionné.
	Afficher seulement les entrées non transférées	Permet d’afficher les transactions non transférées.
	Afficher seulement les entrées transférées	Permet d’afficher les transactions déjà transférées.
	Consultation des appels de service	Raccourci permettant d’accéder à l’option Consultation des appels de service. NOTE : S’affiche ou non en fonction de la sécurité de l’utilisateur.
	Consultation de l’inventaire	Raccourci permettant d’accéder à l’option Consultation de l’inventaire, si le module d’inventaire est installé. NOTES : S’affiche ou non en fonction de la sécurité de l’utilisateur. Sélectionner n’importe quelle case d’un item dans la ventilation puis cliquer sur cet icône permet de consulter directement l’item sélectionné.
	Consultation des clients	Raccourci permettant d’accéder à l’option Consultation des clients. NOTES : Maestro* affiche par défaut le client identifié dans le retour d’appels. S’affiche ou non en fonction de la sécurité de l’utilisateur.
	Afficher les items commandés ou réservés pour l’appel courant	Permet de visualiser les items qui ont été commandés spécifiquement pour l’appel courant (à partir de l’option Commande avec catalogue). Dans la grille des items affichée, tous les items commandés en lien avec l’appel indiqué et qui n’ont pas encore été utilisés dans un retour d’appel sont affichés. Il est possible de sélectionner un ou plusieurs items ayant été utilisés pour cet appel. Les items choisis seront affichés automatiquement dans la grille de ventilation du retour d’appel. Dans ce cas, le solde de chacun des items devient la quantité utilisée et est reporté dans la colonne Durée / quantité de la grille de ventilation. (Le solde est calculé en soustrayant de la quantité commandée la quantité déjà utilisée dans les retours d’appels.) NOTES : Un message de confirmation s’affiche lorsque l’une des situations suivantes se produit : Un item a été sélectionné pour une commande qui n’est pas transférée; Un item a été sélectionné mais n’a pas encore été reçu; La quantité réservée en inventaire est insuffisante pour couvrir la quantité indiquée. Pour accepter l’ajout des items qui se trouvent dans l’une ou l’autre de ces situations, il suffit de répondre par Oui aux messages affichés. Les items commandés ou réservés pour l’appel dont l’état de la commande est à Facturé ou Annulé et qui présentent une quantité reçue et facturée de zéro ne s’affichent pas dans la fenêtre de sélection.
	Afficher les réservations liées à l’appel courant	Cette icône s’affiche si l’option Réserver le matériel requis pour les retours d’appels est cochée. Cette option est disponible dans les Configurations diverses, sous Appels de service – Généralités. Permet de visualiser les items qui ont été réservés pour l’appel courant. La réservation peut avoir été effectuée de différentes façons, mais le numéro de réservation doit respecter la structure Préfixe-NoAppel. Le Préfixe permet de reconnaître les réservations effectuées en lien avec un appel de service. Il doit être défini dans le champ Préfixe pour les « No de réservation » situé dans les Configurations diverses, sous Appels de service – Généralités. Les items commandés qui ne sont pas encore reçus apparaîtront également si le numéro de réservation a été indiqué dans la commande. Dans la grille des items affichée, il est possible de sélectionner les items utilisés pour cet appel. Ils seront affichés automatiquement dans la grille de ventilation du retour d’appel. Dans ce cas, le solde de chacun des items devient la quantité utilisée et est reporté dans la colonne Durée / quantité de la grille de ventilation. (Le solde est calculé en soustrayant de la quantité réservée en stock la quantité déjà utilisée dans les retours d’appels.)
	Item acheté	Permet de visualiser les items qui ont été commandés ou achetés pour cet appel via une transaction d’Achat entrée dans le module Appels de service et qui ont été inclus dans la Préparation. Ces items ne doivent pas être entrés à nouveau dans cette section sinon les mêmes coûts apparaîtront deux fois.
	Ajouter le matériel spécial	Permet d’afficher automatiquement le matériel prévu et la quantité prévue. Cette icône est disponible si au moins un équipement a été sélectionné dans l’onglet Équipements. En cliquant sur cette icône, un écran s’affiche contenant le matériel et la quantité prévus pour l’entretien des équipements. L’utilisateur peut alors entrer la quantité utilisée pour chaque item. Il doit ensuite cliquer sur l’icône Appliquer pour transférer le matériel utilisé dans la grille de ventilation de l’onglet Détail. La priorisation de lecture du matériel se fait en fonction : Du matériel spécial défini dans la Gestion des contrats, onglet Visites; Du matériel défini dans la Gestion des équipements, sous l’onglet Maintenance; Du matériel défini dans la grille de ventilation de la Gestion des équipements.
	Afficher les contrats de sous-traitance liés à l’appel courant	Permet d’afficher les contrats de sous-traitance reliés à l’appel sélectionné. NOTE : Cette fonctionnalité est disponible seulement quand un numéro d’appel de service est indiqué dans le Contrat de sous-traitance.
	Afficher les allocations d’équipement liées à l’appel courant	Permet d’afficher les allocations d’équipement relié à l’appel sélectionné. NOTE : Cette fonctionnalité est disponible seulement quand un numéro d’appel de service est indiqué dans l’Allocation des équipements.
	Facturation directe	Permet de facturer directement un appel sans avoir transféré le retour d’appel. Maestro* demande de compléter le tableau et lors de l’enregistrement, il transfère le retour d’appel et fait la préparation de la facture par la même opération. Il suffit de finaliser la facture. NOTE : Pour ajouter les items achetés à partir de l’option Achat à la facturation directe, l’achat doit avoir été transféré. Les items achetés seront alors ajoutés à la grille de ventilation de la facturation directe. S'il existe un retour d’appel complètement ou partiellement transféré pour cet appel, la facturation directe n’est pas possible.
	Afficher les lectures qui ont déterminé ce taux horaire	Permet d’afficher la provenance du taux horaire. NOTE : Pour activer cette icône, l’utilisateur doit positionner le curseur de la souris dans la colonne Taux horaire et cliquer sur l’icône qui sera disponible.
	Insertion automatique selon la répartition	Permet d’insérer les heures apparaissant dans l’onglet Répartition dans la grille de ventilation de l’onglet Détail du retour des appels. NOTES : Cette fonctionnalité est disponible uniquement avec la Répartition des appels et ne s’applique pas à l’option Affectation des appels. Lors de l’insertion des heures, celles-ci sont calculées en fonction de l’heure de début et de fin indiquées dans la Répartition des heures. L’activité identifiée dans la Configuration, sous la section Insertion des heures selon la répartition sera imputée par défaut. Si aucune activité n’a été définie, l’utilisateur devra indiquer manuellement l’activité dans l’entrée des heures. L’icône est disponible si les conditions suivantes sont respectées : L’employé identifié dans la Répartition des appels est un employé lié au module d’Appels de service. La fermeture de la répartition ou la fermeture de l’appel a été effectuée au préalable dans la Répartition des appels.
	Configuration	Permet de configurer les informations suivantes : le nombre de lignes pouvant être entrées dans la ventilation; NOTE : Par défaut, maestro* affiche 100 lignes. l’activité par défaut à utiliser pour l’insertion des heures selon la répartition. NOTE : Si aucune activité n’est spécifiée, l’utilisateur devra entrer manuellement l’activité pour chacune des lignes d’heures entrées par l’insertion automatique des heures.

 

Sommaire

• Entrer un retour d'appel
• Transférer un retour d'appel

 

Étapes

maestro* > Appels de service > Appels de service > Fonctions > Retour des appels

 

Entrer un retour d’appel

1. Entrer un No appel.

Il est également possible de choisir un retour d’appel déjà entré dans la liste Sommaire des transactions non transférées. Maestro* affiche dans la grille supérieure de l’écran les transactions pour tous les appels, si l’icône Afficher les transactions de l’appel en cours ou de tous les appels est sélectionnée. Sinon, seules les transactions reliées à l’appel sélectionné sont affichées.

 

Les informations reliées à l’appel s’affichent afin de permettre de vérifier si le numéro de l’appel choisi correspond bien au site des travaux du bon de travail.

Il est possible d’entrer des coûts sur un appel à l’état Entré. Cependant, il sera impossible de le facturer tant que l’affectation d’appel ou la répartition d’appel n’a pas été fermée.

 

Un message s’affiche à l’écran lorsque le numéro d’appel est invalide dans les situations suivantes :

• L’appel n’existe pas;
• L’appel est fermé.

2. Entrer les informations requises dans l’onglet Détail :

Champ	Description
No appel	Numéro d’appel auquel les coûts doivent être affectés.
Date de visite	Date à laquelle les travaux ont été exécutés. NOTE : Cette date est très importante au niveau de la comptabilité. Elle doit se situer dans une période ouverte. De plus, si le retour d’appel est utilisé pour gérer les heures des techniciens, elle peut avoir une incidence sur la paie.
Bon de travail	Numéro de bon de travail.
Service accompli par	Nom du technicien qui a effectué les travaux. NOTE : Si plusieurs techniciens ont participé aux travaux, il est recommandé d’entrer le premier technicien et d’inscrire les autres lors de l’entrée des informations dans la section Ventilation.
Camion inventaire	Permet d’indiquer le camion utilisé par le technicien, quand ce camion contient un inventaire de pièces utilisé pour l’appel indiqué. Maestro* peut suggérer un camion par défaut en fonction de la priorité de lecture suivante : Un équipement a été ajouté par défaut à l’employé dans la Répartition des appels; Un équipement a été lié à l’employé dans la Gestion des employés;
Emplacement	Permet d’indiquer à quel endroit le matériel doit être pris dans le retour d’appel, si les emplacements sont gérés dans le module Achat et approvisionnements. Maestro* peut suggérer un emplacement par défaut, si les conditions suivantes sont respectées : Un code de machinerie par défaut a été défini dans la Gestion des employés du module Appels de service; Un emplacement a été défini dans la Gestion des machineries ou dans la Gestion des équipements, dans la section Appels de service.
Arrivée – Départ	Heures d’arrivée et de départ du technicien.
Contact	Nom du contact ayant communiqué avec le département de service. Provient de la Gestion des contrats. NOTE : Il est possible de le modifier.
Nom signature	Permet d'inscrire le nom du signataire.
Courriel signature	Permet d'entrer le courriel du signataire. NOTE : On peut inscrire deux courriels dans ce champ, il suffit de les séparer par un point-virgule.
Statut de l’appel	Statut permettant au répartiteur d’indiquer le cheminement d’un appel en lui attribuant un statut interne. Par exemple : assigné, en cours, en route, etc.
État de l’appel	Permet d’indiquer à maestro* si l’appel peut recevoir d’autres coûts. C’est le cas s’il est à l’état Actif. NOTE : Lorsque l’état est à Terminé et que le retour d’appel est transféré, il n’est plus possible d’entrer des coûts pour cet appel sans rouvrir l’appel. L’appel est fermé. S’il existe d’autres retours d’appels ou répartition des heures non-transférées pour ce même appel, ce dernier ne sera pas fermé, même si l’État de l’appel est à Terminé et que le retour d’appel courant est transféré. Un message apparaîtra sur le rapport de transfert, indiquant qu’il reste des transactions à transférer.
Contrat	Numéro de contrat lié à l’appel. NOTE : Si l’appel a été affecté au mauvais contrat, il est possible de modifier le numéro du contrat au moment du retour d’appel. Cette fonctionnalité est disponible à la condition que l’utilisateur ait les droits pour le faire, dans la Gestion de la sécurité. Par contre, il est important de s’assurer qu’aucun coût n’a été entré pour cet appel dans le mauvais contrat. Si c’est le cas, un retour d’appel doit être entré en négatif pour retirer les coûts affectés au premier contrat avant de les entrer à nouveau dans le bon contrat.
Accept.	Indique que le retour d’appel est accepté et peut être transféré lorsqu’à OUI. Si le champ est vide, cela signifie que le retour d’appel peut provenir de maestro*mobile. Il est impossible de sauvegarder des modifications à partir de maestro* lorsque ce champ est vide. La valeur par défaut pour de nouvelles transactions est OUI. NOTE : Il est impossible de transférer un retour d’appel si la valeur de ce champ est NON.
Début Échéance	Affiche la date de début et la date d’échéance de l’entente. Ces informations sont issues de la Gestion des contrats.
Type de contrat	Affiche le type de contrat défini dans la Gestion des contrats.
Mode de facturation	Affiche le mode de facturation défini dans la Gestion des contrats.
Table facturation	Affiche la table de taux de facturation utilisée pour facturer les heures. Cette information est issue de la Gestion des contrats.
Table de majoration	Affiche la table de facturation utilisée pour le matériel. Cette information est issue de la Gestion des contrats.
Mnt forfaitaire	Montant forfaitaire de l’appel. NOTE : Ce montant peut provenir de la Gestion des contrats pour un appel de type Maintenance ou de l’Appels si un montant forfaitaire est inscrit dans le champ prévu à cet effet.
Code client	Client à facturer issu de la Gestion des clients. NOTE : Par défaut, le client affiché est celui identifié dans la Gestion des contrats. En changeant le code client à facturer, ce dernier sera mis à jour dans l’appel et sera utilisé dans les options de Préparation et de Facturation.
No contact	Numéro de contact associé au contrat.
Endroit	Endroit où les travaux sont exécutés. NOTE : Par défaut, l’adresse affichée est celle issue de l’option Appels si celle-ci y a été modifiée. Sinon l’adresse provient de la Gestion des contrats. Il est possible de modifier l’adresse des travaux d’un appel en choissisant l’un de ces types d’adresses : une adresse alternative; l’adresse du contrat; une adresse de contact, issue de la Gestion des contacts; une adresse de client, issue de Gestion des adresses de clients. Dans ce dernier cas, seules les adresses liées au code de client sélectionné et pour lesquelles la case Adresse de livraison a été cochée sont visibles dans l’écran de sélection.
Sélection	Permet de sélectionner l’endroit parmi la liste offerte selon le choix fait au champ Endroit.

 

Il est possible de configurer les deux cadres Infos additionnelles permettant d’afficher l’information provenant de la Gestion des contrats de service ou des Appels de service en utilisant l’icône située dans le cadre supérieur droit de la fenêtre et en sélectionnant la provenance des informations additionnelles. Ces informations sont à titre d’information seulement et ne peuvent être imprimées.

1. Section Ventilation :

Les heures et les matériaux doivent être entrés sur des lignes de ventilation distinctes. Maestro* facilite le changement de date sur les lignes du même type. Par exemple, si l’utilisateur change la date sur une ligne de matériel, le système proposera de modifier toutes les autres lignes de matériel non transférées, sans affecter les lignes de main d’œuvre ou d’équipement ou encore les lignes transférées. Les heures seront transférées dans le projet identifié dans la Gestion des contrats si dans les Configurations diverses le champ Transfert des heures pour la paie est à Tous les cas ou Retour d’appel. Les heures peuvent être transférées vers les Heures ou Heures – Facturation en fonction du champ Destination des heures des Configurations diverses. Les heures de machinerie sont automatiquement transférées vers l’entrée des Heures peu importe la configuration du champ Destination des heures des Configurations diverses. Le matériel peut être transféré vers l’inventaire ou non en fonction du champ Transfert du matériel des Configurations diverses. Dans le cas où le transfert du matériel est configuré à Inventaire, celui-ci est affecté lorsque le transfert du retour d’appel et la transaction de transfert inventaire-projet créée en lien sont effectués.

 

Champ	Description
Date comptable	Par défaut maestro* indique la date du retour d’appel (date de visite), mais l’utilisateur peut modifier la date sur les lignes qui n’ont pas déjà été transférées. NOTE : La date choisie ne peut pas être antérieure à la date de visite.
Commentaire	Commentaire lié à la ligne. Pour entrer un commentaire, double-cliquer dans la colonne.
Matériaux	Code de l’item.
Activité	Code de l’activité si des heures sont entrées. NOTE : Si un Code de machinerie est entré et qu'une activité est reliée à celui-ci (dans la Gestion des équipement ou la Gestion des machinerie), l'activité courante sera remplacée par l'Activité par défaut de l'équipement.
Description	Affiche la description de l’activité choisie au champ Activité si des heures sont entrées ou affiche la description de l’item si le champ Matériaux est complété.
Description additionnelle	Représente les descriptions des lignes 2 et 3 d’un item provenant de la Gestion du catalogue.
Unité	Unité de conversion.
Emplacement	Emplacement du matériel. Par exemple, le camion du technicien.
Localisation	Localisation du matériel. Par exemple, la section A-1 du camion du technicien.
Caractéristique	Caractéristique de l’item.
Identification	Identification de l’item. NOTE : Au moyen de la touche F7, il est possible de sélectionner un item avec un numéro de série.
No réservation	Numéro de réservation. NOTE : Ce numéro doit être inscrit lors de la création de la Commande avec catalogue ou lors de la réservation du matériel dans la Sortie d’inventaire.
Groupe	Groupe de dépense auquel le coût est affecté.
Employé	Nom de l’employé qui a effectué les travaux.
Prime	Code de prime pour l’employé, le cas échéant.
Machinerie	Code de la machinerie utilisée. NOTE : Si l’employé est relié à un ou plusieurs codes de machinerie dans la Gestion des employés, les machineries sont ajoutées automatiquement lorsque des heures sont entrées pour l’employé.
Secteur	Secteur dans lequel le travail a été exécuté. NOTE : Par défaut, le secteur affiché provient du Projet. Si aucun secteur n’est indiqué dans le projet, maestro* propose le secteur indiqué dans la Gestion des employés.
Métier	Code de métier de l’employé ayant effectué le travail. NOTE : Par défaut, le code de métier affiché provient de l’onglet Métiers et Unions de la Gestion des employés.
Années d’apprentissage	Année d’apprentissage de l’employé en fonction du métier indiqué. NOTE : Par défaut, les années d’apprentissage affichées proviennent de la Gestion des employés et est déterminée en fonction du Métier entré.
Annexe	Permet de déterminer un autre niveau de salaire (taux de l’employé) par code de métier. NOTE : La valeur de l'annexe est celle du projet sélectionné (Gestion des projets) ou celle entrée dans la Gestion des employés.
Région	Région dans laquelle le travail a été exécuté. NOTE : Par défaut, la région affichée provient du Projet. Si aucune région n’est indiquée dans le projet, maestro* propose la région indiquée dans la Gestion des employés.
Code d’union	Code d’union sous lequel le travail a été exécuté. NOTE : Maestro* recherche le code de métier par défaut dans l’ordre suivant : Maestro* recherche tout d’abord dans la Gestion des projets s’il existe un code d’union pour le métier entré. S’il n’en trouve pas, il recherche ensuite dans la Gestion des régions s’il existe un code d’union pour le métier entré. S’il n’en trouve pas, il recherche ensuite dans la Gestion des employés s’il existe un code d’union pour le métier entré. S’il n’en trouve pas, maestro* propose finalement le code d’union par défaut indiqué dans la Gestion des employés.
Quart	Quart de travail.
Taux - Horaire	Taux horaire payé à l’employé. Le taux horaire est déterminé en fonction de l’Employé, du Secteur, du Code de métier, du nombre d’Années d’apprentissage, de l’Annexe, de la Région, du Code d’union et du Quart de travail. Les taux affichés proviennent de l’option Gestion des taux horaires.
Taux - Machinerie	Taux horaire de la machinerie. Le taux horaire provient de la Gestion des machineries et est déterminé en fonction de la machinerie sélectionnée et du Taux de machinerie par défaut (de 1 à 4) choisi dans le projet en lien avec l’appel.
Type de taux	Permet d’indiquer si heures entrées sont rémunérées à temps simple, demi ou double.
Durée / quantité	Permet d’entrer la quantité utilisée pour l’item ou le nombre d’heures travaillées par l’employé.
P.U. Matériel	Affiche le prix moyen de l’item.
Coûtant horaire	Affiche le taux horaire de l’employé, plus les avantages sociaux. NOTE : Ce champ s’affiche seulement si des heures sont entrées.
Facturable	Permet d’indiquer a maestro* si la ligne est facturable ou non. Le premier élément servant à déterminer la valeur par défaut appliquée à cette colonne est la configuration Heures pour établissement de la fact., disponible dans les configurations diverses du module Appels de service – Généralités. Si la configuration est à Tous les cas ou Retour d’appel, la colonne facturable sera cochée ou non en fonction du champ Facturable de la Gestion des activités. Si l’activité est configurée comme n’étant Jamais facturable ou comme étant Toujours facturable, maestro* applique ces règles sans égard aux types d’appels. Si l’activité est configurée comme étant facturable Selon le type d’appel, cela indique : Que l’activité est automatiquement facturable lorsque le type d’appel est Service ou Installation; Que l’activité est automatiquement non facturable lorsque le type d’appel est Maintenance. NOTE : Il est toutefois possible de changer manuellement ces valeurs. Dans le cas où la configuration Heures pour établissement de la fact. est à Entrées des heures ou Aucun cas, il sera impossible de cocher la colonne Facturable. Toutes les heures seront non facturables par défaut et maestro* ignorera les configurations de la Gestion des activités.
Raison de N/F	Motif de non-facturation. NOTE : Ce champ doit être complété si des items sont à l’état 8-Passif et qu’ils doivent être imprimés sur la facture.
Activité - CSST	Activité de CSST. NOTE : Par défaut maestro* affiche le code d’activité de CSST inscrit dans la Gestion des employés. Par contre, si un code de CSST est aussi associé à l’activité de projet inscrite dans la Gestion des projets, cette dernière a priorité.
Activité - DMSRB	Activité de DMSRB. NOTES : Cette activité s’applique seulement aux électriciens. Par défaut maestro* affiche le code d’activité de DMSRB inscrit dans la Gestion des employés. Par contre, si un code de DMSRB est aussi associé à l’activité de projet inscrite dans la Gestion des projets, cette dernière a priorité.
Lecture utilisée	Affiche la provenance du taux horaire utilisé.
Transféré de la répartition	Indique que les heures entrées proviennent de l’onglet Répartition et que l’utilisateur a utilisé l’icône Insertion automatique selon la répartition.
No Commande	Indique, à titre d’information, le numéro de la commande liée à l’item, si ce dernier a été ajouté via l’icône Afficher les items commandés ou réservés pour l’appel courant.
Extension	Indique, à titre d’information, le numéro d’extension de la commande liée à l’item, si ce dernier a été ajouté via l’icône Afficher les items commandés ou réservés pour l’appel courant.
No ligne commande	Indique, à titre d’information, le numéro de la ligne de la commande liée à l’item, si ce dernier a été ajouté via l’icône Afficher les items commandés ou réservés pour l’appel courant.
Transféré	Indique si la ligne de ventilation du retour d'appel, en heure ou en matériel, a été transférée. NOTE : la paie des employés n'est pas bloquée lorsque les travaux d'un appel de service ne sont pas terminés. Il est possible de transférer les heures avant le transfert final.

3. Entrer les informations requises dans l’onglet Items à facturer :

Cette section affiche les items à facturer qui ont été configurés par défaut lors de l’entrée du contrat dans la Gestion des contrats. Il est également possible d’y ajouter des frais qui n’ont aucun coûtant, mais pour lesquels des frais supplémentaires doivent être facturés à la suite de cet appel. Il est à noter également que les items à facturer des appels forfaitaires ne s'affichent que si la case Applicable aux appels forfaitaires est cochée dans la Gestion des contrats, onglet Items à facturer (cette option est cochée par défaut pour tous les items à facturer ajoutés au contrat forfaitaire).

 

Champ	Description
Code	Code de l’item provenant de la Gestion de catalogue, si l’inventaire est géré ou de la Gestion du matériel, si l’inventaire n’est pas géré.
Description	Description du code d’item sélectionné.
Quantité	Quantité à facturer pour l’item.
P.U.	Prix unitaire vendant pour l’item à facturer.
Taxe 1 & Taxe 2	Codes de taxes applicables. NOTES : Si une formule d’utilisation des codes de taxes a été configurée via l’option Gestion d’utilisation des codes de taxes pour le type de transaction Facturation appel de service, les colonnes de taxes ne seront pas visibles. Pour connaître la provenance du code et du taux de taxes applicables, consulter la rubrique Lecture des codes de taxes de maestro*.
Montant à facturer	Affiche le montant à facturer si les colonnes Quantité et P.U. sont complétées. Sinon, il est possible d’entrer manuellement un montant à facturer.
Type revenu	Type de revenu à facturer. NOTE : Le type de revenu a une incidence sur le compte de grand livre de revenu déterminé selon les comptes définis dans les Configurations diverses.
Prix coûtant	Prix coûtant estimé en fonction du prix de liste identifié dans la Gestion du catalogue. Ce coûtant estimé est imprimé dans le rapport Coûtant-vendant seulement. NOTE : Cette colonne est visible si la configuration Calculer le coût des items à facturer dans le rapport Coûtant-vendant est activée dans les Configurations diverses du module Appels de service.
Transféré	Indique si l'item à facturer a été transféré. NOTE : la paie des employés n'est pas bloquée lorsque les travaux d'un appel de service ne sont pas terminés. Il est possible de transférer les heures avant le transfert final.

4. Entrer les informations requises dans l’onglet Détails visite :

Permet d’entrer le détail de l’intervention du technicien après la réception du bon de travail. Si nécessaire, cette description peut apparaître sur la facturation; sinon, elle est donnée à titre d’information seulement.

Le texte peut être entré manuellement ou provenir de la Gestion des types de visites en appuyant sur la touche F7.

5. Onglet Détails contrat :

Permet de visualiser les ententes du contrat inscrites dans la section détails de la Gestion des contrats. Il est impossible d’entrer des informations supplémentaires dans cet onglet.

6. Onglet Détails appel :

Permet de visualiser ce qui a été enregistré lors de l’entrée de l’appel et de le comparer avec les travaux effectués par le technicien. Il est impossible d’entrer des informations supplémentaires dans cet onglet.

7. Entrer les informations requises dans l’onglet Équipements :

Cet onglet permet de visualiser tous les équipements du contrat. Il est également possible de cocher ou de décocher les équipements affectés par la visite. Ces informations seront utilisées dans la Consultation des équipements pour afficher les contrats, les appels et les visites reliés à un équipement. Les tâches de maintenance relatives à l'équipement sélectionné s'affichent dans le bas de l'écran, si elle ont été configurées pour un équipement spécifique et qu'elles ont été complétées dans maestro*MOBILE.

 

Champ	Description
Détail de l’équipement	Lors du premier retour d’appel sur un appel donné, ce champ est coché pour les équipements à entretenir qui ont été identifiés dans l’appel lors de sa création. Colonnes : Entretien effectué pour cet appel Ce champ est également utilisé pour afficher les équipements déjà entretenus sur cet appel et qui ont été indiqués dans un retour d’appel précédent. NOTE : Le crochet indique qu’un entretien a été planifié ou déjà effectué pour l’équipement. Entretien effectué dans cette visite Permet d’indiquer qu’un entretien a été effectué sur cet équipement lors de la visite (retour d’appel).
Documents	Colonnes : Reliés à ce contrat Permet de lier des documents pertinents au contrat (par exemple le plan du site, les photos des équipements, etc.). NOTE : Ces documents ne s’appliquent qu’à l’équipement identifié dans le contrat. Reliés à cet équipement Affiche les documents ajoutés à partir de la Gestion des documents de l’option Gestion des équipements (par exemple la fiche technique de l’équipement). NOTE : Un document ajouté dans cette section est automatiquement mis à jour dans la Gestion des équipements et est accessible pour tous les contrats où cet équipement est sélectionné.
Détail de l’équipement	Colonnes : Équipement Équipement couvert par le contrat. NOTE : Le code de l’équipement doit être créé au préalable dans la Gestion des équipements. Description Description de l’équipement sélectionné. NOTE : Il est impossible de modifier ce champ puisqu’il provient de la Gestion des équipements. Nombre Nombre d’équipements pour le contrat. NOTE : Normalement, le chiffre est toujours 1 à partir du moment où les numéros de série sont gérés. Marque Marque de l’équipement sélectionné. NOTE : Il est impossible de modifier ce champ puisqu’il provient de la Gestion des équipements. Modèle Affiche le modèle de l’équipement. Provient de la Gestion des contrats. Type d’unité Affiche le type d’unité en lien avec l’équipement. Provient de la Gestion des contrats. Localisation Localisation de l’équipement chez le client, entrée dans la Gestion des contrats. No de série Numéro de série de l’équipement. Provient de la Gestion des contrats. No Commande Affiche le numéro de commande d’achat ayant servi à l’acquisition de l’équipement. NOTES : Ce numéro est saisi à partir de l’onglet Équipements de la Gestion des contrats. Il est possible de consulter la commande à partir de l’une des options suivantes : Consultation des appels de service, Consultation des contrats de service et Consultation des équipements de service. Il suffit de double-cliquer sur le numéro de commande dans l’onglet Équipements. Extension Affiche l’extension de la commande d’achat ayant servi à l’acquisition de l’équipement, s’il y a lieu. No réf client Numéro de référence de l’équipement chez le client.
Garantie	Garantie rattachée à l’équipement. NOTE : Lors de l’entrée de l’appel ou du retour d’appel, maestro* avertit l’utilisateur qu’il y a une garantie sur les équipements de ce contrat. Colonnes : Date début Date de début de garantie à la suite de l’achat ou lors du remplacement de l’équipement. Date fin M/O Date de fin de garantie sur la main-d’œuvre pour chacun des équipements couverts au contrat. Date fin matériel Date de fin de garantie pour les pièces de chacun des équipements couverts au contrat.

8. Onglet Répartition :

Cet onglet est visible lorsque l’option Répartition des appels de service est installée. Aucune information ne sera affichée si aucune répartition des appels n’a été effectuée ou si l’option Affectation des appels est utilisée pour répartir les appels.

 

Cet onglet affiche dans un tableau les employés qui ont été affectés à l’appel à partir de l’option Répartition des appels. Il est impossible de modifier ces valeurs à partir de cet onglet.

L’icône Insertion automatique selon la répartition située dans le haut de l’écran permet de transférer les heures de la répartition des appels dans l’onglet Détail.

Pour ce faire, le type de répartition doit être à Terminé et les employés assignés à l’appel doivent être des employés reliés au module Appels de service. Il sera possible dans l’onglet Détail de modifier ces heures si nécessaire. En utilisant cette fonctionnalité, la colonne Transféré est cochée pour indiquer à l’utilisateur que les heures ont déjà été transférées dans l’onglet Détail.

Pour les heures transférées de la répartition vers l’onglet Détail, il est possible de définir l’activité par défaut qui sera utilisée pour facturer ces heures. Pour cela, cliquer sur l’icône Configuration dans la barre d’outils et compléter la section Insertion des heures selon la répartition.

9. Onglet Soumissions :

L'onglet Soumissions affiche les informations relatives aux soumissions créées à partir de l'appel courant.

L'onglet Soumissions ne s'affiche que si l'option Soumissions en service est activée dans maestro*.

10. Onglet Champs supplémentaires :

Cet onglet permet à l’utilisateur d’ajouter des champs supplémentaires afin de compléter les informations.

Les valeurs des champs supplémentaires peuvent être copiées d’un écran à l’autre à la condition que le nom de la variable utilisé, pour le champ supplémentaire, soit le même dans tous les écrans.

11. Cliquer sur Enregistrer.

Il est possible que maestro* refuse d’enregistrer des heures si le mode de Transfert des heures est à 2-Balancé (Configurations générales de la Gestion du temps – Généralités) et que dans la Gestion des périodes de paie, la colonne Fermer pour entrées d’heures est cochée. Cette configuration permet à l’administrateur d’empêcher d’entrer des heures pour une période de paie déjà calculée.

 

Transférer un retour d'appel

1. Pour transférer un retour d'appel, il faut s'assurer que le champ Accept. de l'onglet Détail est à OUI.
2. Cliquer sur l'icône Transférer et répondre Oui à la question "Voulez-vous transférer cette transaction?".
   La fenêtre Transfert des retours d'appel s'affiche à l'écran.
3. Faire le choix de ce qui doit être transféré dans le retour d'appel :

Choix	Description
Transfert final	En cochant la ligne Transfert final, tous les éléments seront transférés en même temps : Heures Employé, Heures Machinerie, Matériel et Items à facturer.
Transfert des heures	En cochant la ligne Transfert des heures, les éléments Heures Employé et Heures Machinerie seront transférées. Si on coche seulement la ligne Employé, sous Transfert des heures, seules les Heures Employé, seront transférées. Les heures employé incluent les heures et les primes de l'onglet Ventilation. Si on coche seulement la ligne Machinerie, sous Transfert des heures, seules les Heures Machinerie seront transférées. Les heures machinerie incluent les heures de machinerie de l'onglet Ventilation.
Transfert du matériel	En cochant la ligne Transfert du matériel, seul l'élément Matériel du retour d'appel sera transféré. Cela inclut tous les éléments qui ne sont pas des heures ou des primes dans l'onglet Ventilation.
Transfert des items à facturer	En cochant la ligne Transfert des items à facturer, seul l'élément Items à facturer du retour d'appel sera transféré. Cela inclut tous les éléments de l'onglet Items à facturer.

4. S'il y a plusieurs éléments dans une section, on peut choisir seulement ceux qui doivent être transférés.
5. Cliquer sur l'icône Transférer.
6. Répondre à la question qui s'affiche, à savoir que le transfert ne pourra plus être modifié par la suite.
7. Le transfert s'effectue et le rapport de transfert s'affiche à l'écran.

 

Voir aussi

• Préparation
• Achat
• Gestion des contrats
• Gestion de la sécurité
• Gestion des projets
• Commande avec catalogue
• Gestion des équipements
• Gestion des machineries
• Gestion du catalogue
• Gestion du matériel
• Configurations diverses
• Sortie d’inventaire
• Gestion des métiers
• Gestion des taux horaires
• Heures Facturation
• Répartition des heures
• Répartition des appels
• Rapport de contrôle des appels de service
• Comment faire Lecture des codes de taxes de maestro*
• Comment faire Procédure d'approvisionnement pour un département de service

 

Dernière modification : 21 décembre 2024